Cómo escribir un email profesional

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El correo electrónico es una de las formas más comunes de comunicación escrita en el mundo. Es posible que no tenga mucha experiencia escribiendo email profesionales, pero si necesita escribir uno, es importante hacerlo bien. Escribir un correo electrónico profesional no es difícil cuando sabes cómo hacerlo. 

Imagen, pixabay.com/es/
Imagen, pixabay.com/es/

Un correo electrónico formal es bastante diferente de uno informal. Hay una estructura, formato y tono adecuados que debe usar para escribir un email profesional. Aquí hay algunos consejos para escribir correos electrónicos profesionales que suenen muy bien siempre.

Comience con un saludo.  Es importante comenzar siempre su correo electrónico con un saludo, como «Querida Maria» . Dependiendo de la formalidad de su relación, es posible que desee utilizar su apellido en lugar de su nombre de pila, es decir, «Estimada Sra. García» . Si la relación es más informal, simplemente puede decir «Hola Anna», si se comunica con una empresa, no con un individuo, puede escribir «A quien corresponda:»

Ponga su punto principal en la oración inicial. Comience declarando su propósito. Por ejemplo, «Estoy escribiendo para preguntar sobre …» o «Estoy escribiendo en referencia a …» Es importante aclarar su propósito al principio del correo electrónico y luego pasar al texto principal de su correo electrónico.

Escríbalo como un documento oficial.  No escriba todo en mayúsculas (¡sin gritos!), tampoco todo en minúsculas.

Sea breve y cortés . Si su mensaje dura más de dos o tres párrafos cortos, considere reducir el mensaje, o proporcionar un archivo adjunto. Pero en cualquier caso, manténgalo elegante y educado.

Cuida tus modales. Piense en las reglas básicas que aprendió al crecer, como decir por favor o gracias y decirlo en serio. Diríjase a personas que no conoce como Sr., Sra. O Dr.

Termine con las observaciones finales.  Antes de finalizar su correo electrónico, es cortés agradecerle a su lector una vez más y agregar algunos comentarios de cierre corteses. Puede comenzar con «Gracias por su paciencia y cooperación». «Gracias por su consideración». y luego continúe con: «Si tiene alguna pregunta o inquietud, no dude en hacérmelo saber». «Espero tener noticias suyas». Luego, incluya un cierre apropiado con su nombre. «Saludos cordiales», » Atentamente» y «Gracias» son todos profesionales. Es una buena idea evitar cierres como «Mis mejores deseos» o «Saludos»

Agregue un bloque de firma con la información de contacto adecuada.   En la mayoría de los casos, su nombre, dirección comercial y número de teléfono, junto con un descargo de responsabilidad legal si así lo requiere su empresa.

Edite y revise antes de presionar «Enviar». Puede pensar que está demasiado ocupado para más detalles, pero su lector puede pensar que es descuidado.

Responda rápidamente a mensajes serios. Si necesita más de 24 horas para recopilar información o tomar una decisión, envíe una breve respuesta explicando la demora.

Espere para completar la dirección de correo electrónico. Verifique su escritura y archivos adjuntos para asegurarse de que es exactamente como lo desea antes de ingresar una dirección. Esto evitará que envíes accidentalmente un correo electrónico.

Conclusión

Ahora que hemos explicado lo que necesita saber sobre los correos electrónicos formales, está listo para escribir y enviar su propio correo electrónico profesional. ¡Buena suerte!

Además de escribir excelentes correos electrónicos, también es importante mantenerse al tanto de su bandeja de entrada de correo electrónico.

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